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Premessa

Spesso le aziende di piccole e medie dimensioni tengono la contabilità presso il commercialista perché non hanno internamente le competenze, o non intendono sostenere i costi per la tenerla direttamente.

In realtà le regole di base per la tenuta della contabilità con il metodo della partita doppia sono semplici e si possono spiegare nello spazio di poche righe.

La parte difficile per la tenuta della contabilità fiscale sono le regole e gli adempimenti di legge che non sono difficili in se, ma richiedono esperienza, conoscenza della materia e continui aggiornamenti e questo è il lavoro che fanno i consulenti esterni. I commercialisti hanno anche il compito di redigere e valutare i bilanci al fine di suggerire le azioni più convenienti da intraprendere per massimizzare i profitti e ridurre i costi.

Il lavoro giornaliero di registrazione delle fatture di vendita ed acquisto, registrazione di incassi e pagamenti, controllo banche e ripartizione dei costi, può essere fatto tranquillamente in azienda senza la necessità di conoscienze approfondite.

I vantaggi della tenuta interna di parte della contabilità sono evidenti:

  • Controllo puntuale delle schede contabili e delle partite di clienti e fornitor.i
  • Controllo delle liquidazioni IVA e confronto con i dati del commercialista.
  • Stesura rapida di bilanci operativi senza dover richiedere i dati al consulente.
  • Gestione migliore delle scadenze e delle situazioni di banca.

Le note che seguono non hanno la pretesa spiegare in modo completo ed esauriente la contabilità ordinaria, ma si prefiggono solamente di introdurre la materia a beneficio di coloro che non la conoscono in modo che possano trarre vantaggio dall'uso del programma Zefiro.

La contabilità con il metodo della Partita Doppia

La contabilità deve essere tenuta per legge da ogni soggetto che svolge un'attività imprenditoriale, ma oltre a questo obbligo di legge ci sono buoni motivi per la sua tenuta, infatti la contabilità ci dà informazioni sul andamento del lavoro e ci aiuta a pianificare le azioni, a migliorare i risultati ed a tenere sotto controllo debiti e crediti.

La legge consente di tenere la contabilità in modo semplificato per i soggetti che non superano un determinato tetto di fatturato, tutti gli altri invece dovranno tenere la contabilità ordinaria. Ci sono buoni motivi per tenere le scritture in modo ordinario anche se si opta per il regime di contabilità semplificata, infatti nella contabilità semplificata non è necessario indicare incassi e pagamenti ed altre scritture che invece è desiderabile registrare per uso interno.

La contabilità può essere grossomodo divisa in due parti, la parte contabile vera e propria e la parte IVA, Zefiro contiene molti automatismi che facilitano la gestione della parte IVA, infatti registrando le fatture di acquisto, di vendita e le note di accredito di clienti e fornitori, si ottengono in modo automatico oltre alla parte contabile anche tutte le stampe richieste dalla legislazione fiscale.

La parte contabile vera e propria viene tenuta con il metodo contabile classico detto della "Partita Doppia" .

Nella partita doppia tutte le componenti dell'attività vengono raggruppate in "Conti", ad esempio ogni cliente ed ogni fornitore ha un proprio conto separato, anche le banche e la cassa hanno un loro conto. Altri conti servono a raggruppare le spese ad esempio le spese telefoniche vengono separate dalle spese per energia elettrica, oppure dalle spese di affitto dei locali o ancora dalle spese per l'acquisto di merci e beni di consumo. Infine anche i ricavi possono essere separati in base alla loro natura, ad esempio ricavi per vendita di merci vengono separati dai ricavi per vendita di servizi.

Per maggiore chiarezza, normalmente i conti vengono raggruppati in base alla loro natura, si può pensare ai conti raggruppati come a scatole che contengono cartelle che a loro volta contengono schede in cui vengono registrate le entrate e le uscite, e questo è proprio il modo in cui veniva tenuta la contabilità prima dell'avvento dei Computers. Zefiro utilizza un raggruppamento dei conti a tre livelli chiamati Mastri, Conti e Sottoconti. I Mastri corrispondono alle scatole di cui sopra, i Conti sono le cartelle ed i Sottoconti sono le schede, le scritture contabili vengono eseguite solo a livello di sottoconto.

Nei sottoconti vengono registrati tutti gli eventi contabili che interessano un'azienda, le registrazioni possono essere entrate o uscite, le entrate vengono chiamate "Dare" ed hanno segno positivo le uscite vengono chiamate "Avere" ed hanno segno negativo.

La regola della partita doppia dice che: ogni registrazione che comporta una uscita (Avere) da un conto deve essere compensata da una entrata (Dare) in uno o più altri conti. Questa affermazione in un primo momento può sembrare sconcertante infatti può sembrare che una scrittura in cui le entrate pareggiano le uscite sia una scrittura nulla, ma questa considerazione non tiene conto del fatto che la contabilità non rappresenta la nostra ditta opposta al resto del mondo, ma rappresenta tutte le relazioni della nostra azienda con il resto del mondo.

Vista in quest'ottica, per fare un esempio, una operazione come un versamento di denaro in banca, viene registrato contabilmente come una uscita (Avere) di Cassa ed una entrata (Dare) di banca, più brevemente si dice che la Cassa va in Avere e la Banca va in Dare.

Facciamo altri esempi per facilitare la comprensione:

1) Quando vendiamo un prodotto ad un nostro cliente c'è un uscita di merce a favore del cliente, inoltre per legge dobbiamo addebitare al cliente un importo chiamato IVA che dovremo in seguito pagare all'erario, normalmente questa transazione viene ufficializzata emettendo un documento chiamato Fattura. Contabilmente il sottoconto delle "Merci Vendute" va in Avere, il sottoconto dell' "IVA su vendite" va in Avere ed il conto del "Cliente" va in Dare per la somma degli importi della merce e del conto iva.

2) Quando il cliente effettua il pagamento, normalmente ci da denaro o assegni, oppure effettua il pagamento direttamente presso la nostra Banca, in questo caso il cliente ha una uscita e quindi va in Dare e la Cassa o la Banca hanno un entrate e quindi vanno in Avere. Da notare che il Cliente con l'emissione della fattura andava in Dare, con il pagamento va in Avere, se la somma di tutti gli importi Dare corrisponde alla somma di tutti gli importi Avere di dice che il conto è chiuso ed in tal caso noi non abbiamo crediti o debiti nei suoi confronti.

3) Quando acquistiamo beni o servizi dai fornitori, in modo speculare a quanto avviene con i clienti, abbiamo il Fornitore in Avere, e l'"IVA su acquisti" e la "Merce" o "Servizio" in Dare e quando effettuiamo il pagamento la "Cassa" (se paghiamo in contanti) o la "Banca" (se stacchiamo un assegno o facciamo un bonifico) vanno in Avere.

4) Non sempre le scritture contabili registrano una transazione effettiva di denaro, alle volte vengono eseguite operazioni che servono per mettere ordine nei conti, ad esempio, alle volte può essere utile spostare importi da un conto all'altro al solo scopo meglio evidenziare particolari somme.

Ogni scrittura contabile viene evidenziata in stampa in due modi distinti, la stampa del giornale espone le scritture in modo cronologico, in esso sono riportate le operazioni a mano a mano che accadono, le stesse scritture vengono anche registrate in modo cronologico nella scheda del sottoconto a cui appartengono.

Quando si teneva la contabilità manuale era necessario annotare le scritture in ogni scheda, poi si doveva fare una registrazione sul giornale ed in caso di fatture anche sui libri IVA, e si doveva controllare che i numeri fossero identici per evitare sbilanci. Tutto questo è superato con i programmi gestionali, infatti effettuando una sola registrazione con una proceduta chiamate generalmente Primanota, verranno fatte le annotazioni su schede, giornale e libri iva con la garanzia del bilamciamento dei conti. Il nome Primanota deriva dal fatto che con la contabilità manuale, spesso prima di procedere a tutte le registrazioni si effettuava una strittura temporanea di promemoria per evitare di dimenticarsi di effetturare registrazioni contabili.

Il bilancio

Un altra utile stampa è la stampa del bilancio che sommariamente è la lista dei saldi dei sottoconti, questa stampa è particolarmente importante perché con l'esposizione di pochi numeri rende immediatamente le informazioni sull'andamento dell'azienda.

La gestione contabile ha una propria ciclicità, periodicamente si tirano le somme dell'andamento aziendale per fare confronti con periodi precedenti e per conteggiare gli utili (se ci sono) da suddividere tra i soci. Il periodo di riferimento per convenzione è l'anno solare e questa è normalmente la durata di un esercizio contabile, quasi sempre l'esercizio inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre, ma questa non è una regola fissa, si potrebbe chiudere e riaprire in date diverse e questo in effetti accade alle volte quando l'azienda ha un tipo di attività influenzato dalla stagione.

Il fatto che ci siano aperture e chiusure contabili, suggerisce che ci sono alcuni conti che partono da zero ad inizio esercizio ed arrivano a valori diversi a fine esercizio, questi conti vengono chiamati conti economici e sono i conti che indicano costi e ricavi (i costi normalmente si trovano in Dare ed i ricavi si trovano in Avere), ad esempio i ricavi per vendita di merce iniziano a zero ad inizio anno, ed il saldo che si trova a fine anno indica le vendite di merci che sono state effettuate, allo stesso modo le spese per carburanti e lubrificanti inizia a zero ad inizio esercizio ed il saldo finale ci dice quale incidenza ha questo costo sulle spese sostenute.

Altri conti invece non sono soggetti ad andamento annuale, questi sono i conti patrimoniale, il loro valore non si azzera automaticamente ma solo in forza della gestione economica, ad  esempio il saldo del conto in banca non viene azzerato ad inizio anno e neppure i debiti e crediti nei confronti di clienti e fornitori, anche il valore dei fabbricati e di macchinari ed attrezzature non viene modificato dalle chiusure contabili. I conti patrimoniali vengono suddivisi normalmente in Attività e Passività (Attività normalmente in dare e Passività normalmente in Avere).

Le operazione di chiusura ed apertura dei conti vengono effettuate da Zefiro in modo automatico essendo questa una procedura essenzialmente matematica, mediante questa procedura viene determinato automaticamente l'utile o la perdita d'esercizio. La chiusura viene preceduta da alcune scritture chiamate di assestamento con le quali si eseguono operazioni contabili periodiche, ad esempio vengono calcolate le quote di ammortamento dei beni durevoli che servono a ripartire il costo di tali beni nel corso di più anni, ad esempio il costo di un'autovettura viene suddiviso in un periodo di cinque anni.

IVA

Come detto in precedenza, la contabilità comprende anche una parte fiscale che serve a rispettare alcuni obblighi di legge relativi soprattutto alla normativa sull'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA), Zefiro con una singola scrittura è in grado di registrare sia la parte contabile che la parte IVA dei corrispettivi per vendita al pubblico, delle fatture di vendita, delle fatture di acquisto e delle note di accredito di clienti e fornitori, i documenti registrati vengono mensilmente o trimestralmente stampati su appositi registri chiamati registro dei Corrispettivi, registro IVA Vendite e registro IVA Acquisti. Inoltre viene stampate la Dichiarazione IVA nella quale sono sommati l'ammontare di IVA su Vendite ed IVA su acquisti, la differenza tra tali importi indica l'importo da pagare all'erario o viceversa l'importo di cui siamo a credito.

La normativa IVA è molto complessa con regole che si sono sovrapposte e che sono cambiate nel tempo a partire dal decreto 633 de 1972 che ne ha introdotto il regime. Ci sono anche molte eccezioni che riguardano perticolari soggetti. Zefiro si tiene al passo con la normativa offrendo quanto è necessario per adempiere agli obblighi più comuni.

Non rientra tra gli scopi di Zefiro, la gestione di calcoli fiscali più approfonditi come ad esempio la stampa delle Denunce annuali IVA o la stesura della dichiarazione dei Redditi, infatti Zefiro vuole essere un ausilio agile e snello per la tenuta della contabilità aziendale delegando a figure professionali aggiornate con la normativa fiscale il compito di occuparsi di queste tematiche.

I vantaggi di Zefiro

Zefiro si assume il compito di fornire assistenza al di là della semplice tenuta contabile per rendere più agevole il lavoro amministrativo nel suo complesso, infatti viene stabilita una forte relazione tra la contabilità e la gestione delle scadenze, la contabilità genera automaticamente le scadenze e le scadenze a loro volta generano automaticamente le scritture contabili di incasso e pagamento, altre utili procedure permettono la gestione delle partite contabili che sono un meccanismo che pone in relazione le fatture con i pagamenti.

Esiste anche una forte integrazione tra la parte Magazzino e la parte contabile, nel senso che le fatture registrate in magazzino generano automaticamente le registrazioni contabili e le relative scadenze.

In genere durante l'utilizzo giornaliero di Zefiro gran parte delle scritture contabili vengono fatte automaticamente dal programma in modo corretto e questo può essere utile per comprendere sempre meglio le regole contabili.