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Capita spesso di avere la necessità di inviare circolari tramite e-mail ad un numero imprecisato di destinatari.

Ad esempio si desidera comunicare le date di chiusura per le ferie estive, oppure si desidera invitare un certo numero di clienti l'invito ad un evento.

Trattandosi di un'esigenza sentita, le soluzioni per questo tipo di operazioni sono molte, una breve ricerca con google permetterà di trovare soluzioni di tutti i tipi, a pagamento e non.

Quella che propongo io è una soluzione semplice e veloce, gratuita e non impegnativa.

Si tratta di un componente aggiuntivo del programma di posta Thunderbird

Uso Thunderbird da anni, non so se oggi è migliore o peggiore di altre soluzioni come ad esempio Outlook oppure Live Mail, ma continuo ad usarlo perché mi da un buon feeling e mi ispira fiducia perché so che non fa niente a mia insaputa.

Altri sistemi spesso molto più sofisticati invece mi danno la senzazione di attivare cose che non sono sicuro di volere.

All'inizio un aspetto importante per scegliere questo client di posta è stata la sicurezza passiva. Thunderbird a differenza di MS Outlook non faceva uso di ActiveX che era una precisa fonte di vulnerabilità, probabilmente ora le cose sono migliorate e Microsoft pone molta cura alla sicurezza, ma resta il fatto che ciò che non c'è non si può rompere.

Ma veniamo all'argomento del post.Il componente per inviare circolari di posta si chiama Mail Merge

L'uso è molto semplice ma soddisfa le esigenze.

La lista dei destinatari può derivare dalla rubrica integrata di Thunderbird, oppure da un file CSV.

Il componente è anche piuttosto sofisticato, infatti si può posticipare l'invio per fare in modo che il lavoro venga fatto in un momento in cui non c'è consumo di banda, si possono invare allegati e si possono inserire contenuti variabili e condizionali.

Secondo me è più conveniente spedire liste CSV perché è più facile controllare la lista dei nominativi e si possono avere liste diverse a seconda delle occasioni, la documentazione in inglese è chiara e concisa, perciò in questa sede presenterò semplicemente un piccolo esempio per essere operativi da subito.

Ecco l'esempio:

Dopo aver installato il componente prepariamo un file CSV contenente i dati da spedire.

Il file CSV può essere preparato con MS Excel, oppure con altri programmi come ad esempio LibreOffice Calc o infine anche con un semplice editor di testo.

In caso di Excel nella documentazione si consiglia di esportare la tabella in formato "CSV MS-DOS", usando LibreOffice invece si può decidere i singoli elementi del formato.

Dopo aver prodotto il file CSV consigliamo di aprirlo con un editor di testo per controllare il formato.

Il file deve contenere una prima riga con i nomi dei campi e le seguenti righe con i dati da utilizzare.

Un esempio potrebbe essere il seguente:

Prepariamo una lista con LibreOffice o Excel

libreoffice

Questo  è il file con la lista, e questo è il contenuto:

"ragsoc","email","indirizzo","citta","cognome","nome"
"Rossi srl","Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.","Via Roma, 55","Firenze","Rossi","Antonio"
"Verdi spa","Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.","Via po,25","Macerata","Verdi","Luigi"

In questo caso i testi sono racchiusi in doppi apici ed i campi separati da virgole. Ma è possibile usare anche il formato Excel MS-DOS ed in questo caso i testi non sono delimitati ed i campi sono separtati da punto e virgola ";"

A questo punto prepariamo il messaggio.

Andiamo in Thunderbird su File -> Nuovo -> Messaggio

thunderbirid

Nel campo destinatario A: scriviamo {{email}}
Nel corpo del testo inseriamo anche il campo {{ragsoc}}

Fatto! E non abbiamo nemmeno utilizzato tutti i campi contenuti nel file. I nomi racchiusi nelle doppie graffe {{}} corrispondono ai nomi della prima riga del file.

Ora per spedire andiamo nel menu File -> Mail Merge

mailmerge

Scegliamo CSV, scegliamo il delimitatori ed infine diamo OK e le nostre mail partono.

AVVERTENZA: Alcuni server smtp non consentono invii massivi di mail per evitare lo spamming, ad esempio gmail, libero e virgilio hanno dei limiti.

Per superare i limiti imposti si consiglia di spalmare l'invio massivo su più giorni, oppure di acquistare una casella mail con limiti meno restrittivi.